Методические указания по использованию механизма формирования отчета ФД с помощью ChatGPT

Основная информация

Добрый день! Механизм формирования отчетов ФД предназначен для автоматизированного выставления сотрудникам, которые оказывают нам услуги, отчета о проделанной за месяц работе в целях корректного формирования заработной платы по каждому из сотрудников. В рамках данной статьи мы с Вами пройдем путь от сопоставления ФД до отправки отчета на почту или по ЭДО. И в нашем путешествии первое на чем мы остановимся это где располагается обработка. Обработка располагается в подсистеме "Нескучные финансы", которую вы можете в конце списка подсистем, при входе в программу (см. рис. 1).

Рисунок 1 - Местоположение подсистемы "Нескучные финансы"

Внутри самой подсистемы нам нужен блок "Chat GPT" (см. рис. 2).

Рисунок 2 - Местоположение раздела "Chat GPT"

Сам раздел состоит из 3 пунктов:

Мой помощник Chat GPT;
Отчет финансового директора (CFO);
Шаблон запросов.

Но прежде, чем мы перейдем рассмотрению каждого из этих пунктов по отдельности, мы заглянем в другую не менее важную подсистему, которая называется "Platforma". Находится данная подсистема рядом с подсистемой "Нескучные финансы" (см. рис. 3).

Рисунок 3 - Местоположение подсистемы "Platforma"

Когда Вы попадете в подсистему, Вас будет интересовать только один справочник "Финансовые директора" (см. рис. 4). Ведь именно в этом справочнике содержатся все необходимые данные, которые первоначально необходимо заполнить перед началом работы. В противном случае работать вы не сможете, поскольку программе не будет хватать вводных данных.

Рисунок 4 - Местоположение справочника "Финансовые директора"

Заполнение первичных данных

Попадая в справочник, мы можем видеть список абсолютно всех ФД, которых программа загружает в автоматическом режиме с платформы каждый день. Поэтому список всегда актуальный. Для начала работы с ФД, нам необходимо найти его в списке и раскрыть его карточку (см. рис. 5):

Рисунок 5 - Карточка финансового директора

Данные в разделах "Персональная информация" и "Контактная информация" загружаются с платформы, и вы в любой можете можете их поменять на стороне платформы и они обновятся в 1С. В случае если Вы ждать не хотите, то можете отредактировать данные в ручную. Основными полями на данной форме является "Электронная почта", "Контрагент", "Адрес отчета". Поскольку эти данные используются для получения необходимо материала из Google Sheets и отправке данных по почте или ЭДО. Если с адресом электронной почты все понятно, то вот с контрагентом и адресом отчета не все так однозначно.

Ссылка на контрагента нам необходима для того чтобы при формировании отчетов на основании ответа от Chat GPT, программа могла найти необходимый договор и указать корректного поставщика услуг. В большинстве случае контрагенты уже созданы в 1С и для поиска необходимо Вы можете воспользоваться командой "Создать контрагента по данным ФД". Не пугайтесь такого названия, программа без Вашего разрешения не создаст большое количество дублей одного и того же контрагента, а наоборот поможет вначале идентифицировать уже существующего по ФИО и в случае, если ни одно совпадение Вам не подошло, то предложит его создать. И так, нажмем на кнопку создать ФД (см. рис. 6):

Рисунок 6 - Местоположение кнопки "Создать контрагента по данным ФД"

При нажатии этой кнопки вызывается отдельное окно, но тут важно учитывать два фактора, перед выполнение и вызовом формы обработки, проверяются два параметра карточки: "Профиль активен" (см. рис. 7) и сопоставление контрагенту не назначено (см. рис. 8).

Рисунок 7 - Ошибка при проверке активности профиля

Рисунок 8 - Ошибка при проверки заполнения контрагента

При таких ошибках для продолжения, нам необходимо активировать профиль и разорвать связь с текущим контрагентом путем очистки поля (см. рис. 9), после чего будет доступен вызов окна создания и подбора контрагента (см. рис. 10).

Рисунок 9 - Принцип очистки поля "Контрагент"

Рисунок 10 - Формы выбора или создания контрагента

Как мы можем видеть на рисунке 10, программа по указанному в поля ФИО нашла совпадения в программе и предлагает нам выбрать из имеющегося списка, последнее является приоритетным. Но Вам как конечному пользователю всегда предлагается выбрать конечное решение. Если Варианты в списке Вам не подходят, то для создания контрагента Вам необходимо заполнить два обязательных поля "Вид контрагента" и "Группа контрагента", ведь программа не знает какой вид у контрагента ввиду отсутствия ИНН на платформе и изменчивости иерархической структуры в 1С. После заполнения данных, если список похожих контрагентов заполнен хотя бы одним значением, у Вас еще раз поинтересуются, хотите ли вы продолжить создание, когда можно выбрать значение из списка (см. рис. 11).

Рисунок 11 - Уведомление при создании нового элемента справочника

И чтобы Вы не выбрали в окне, программа создаст элемент или поместит в окно контрагента выбранное Вами значение (см. рис. 12).

Рисунок 12 - Выбор или создание контрагента

Последним штрихом является уникальный идентификатор отчета, который Вы можете найти в адресе отчета ФД. Список ссылок на отчеты ФД вы можете найти по данной ссылке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tLr0RYtTKWHNGUen8E057PfGg0DFnbLa8ry10J-trA0/edit?gid=0#gid=0.

Для получения уникального идентификатора отчета, откройте таблицу в Google и в строке с URL, найдите длинный номер состоящий из большого количества цифр и букв заключённым между двумя слэшами (см. рис. 13):

Рисунок 13 - Местоположение уникального идентификатора в отчете ФД

Именно этот уникальный нам и нужен для получения данных из таблицы. Параллельно с поиском уникального идентификатора Вы можете заранее добавить доступ к сервисному аккаунту, для того чтобы избежать ошибки с доступом.

Добавление сервисного аккаунта

Как уже было описано выше, при поиске идентификатора отчета, рекомендуется сразу выдать права на чтение сервисному аккаунту, с помощью которого 1С может получить доступ к данным ФД. Адрес электронной почты сервисного аккаунта: noboring-finance@noboring-finance-451607.iam.gserviceaccount.com

Для того чтобы добавить электронную почту в список, Вам в верхнем правом углу таблицы необходимо найти настройки доступа (см. рис. 14):

Рисунок 14 - Местоположение кнопки "Настройки доступа"

В открывшейся форме в виде в поле поиска указанную ранее почту (см. рис. 15):

Рисунок 15 - Механизм отправки доступа

После предоставления доступа рекомендуется вернуться в настройки доступа (см. рис. 14) и установить права